پرسش اصلی در فرآیند جست و جو این است که کدام پایگاه اطلاعاتی مورد جست و جو قرار گیرد .
چون ، تعداد زیادی پایگاه اطلاعاتی وجود دارد ، پاسخ به این پرسش ساده نیست .
عموما دامنه موضوعی وسیعی زیر پوشش این نظام اطلاعاتی است و اغلب هر نظام اطلاعاتی به زیر مجموعه های موضوعی فرعی تر تقسیم می شوند که لازم است جستجوگر برای انجام جستجوی موفقیت آمیز با این حوزه ها آشنا باشد .
همزمان با تولید و انتشار و رواج اطلاعات الکترونیکی ؛ مانند مجلات ، پایگاهها و بانک های اطلاعاتی ،کتابها و منابع مرجع الکترونیکی را از طریق سخت افزارها ، نرم افزار ها و نظام های ارتباطی فراهم می کنند.
این دسته از کارگزاران که به آنها میزبان یا فراهم آورندگان اطلاعات نیز می گویند، ممکن است خود تولید کننده اطلاعات یا ناشر باشند و یا فقط واسطه اطلاعاتی باشند که ناشران یا تولید کنندگان اطلاعات الکترونیکی در اختیار آنها گذاشته اند تا به مصرف کنندگان ارائه کنند .
استفاده گسترده از فناوری اطلاعات به خصوص پست الکترونیکی و اینترنت در ارائه خدمات و نیز رشد روز افزون اطلاعات الکترونیکی ، کیفیت ارائه خدمات کارگزاران را سخت تحت تاثیر قرار داده است .
سیلور پلتر و دایالوگ دو شرکت پیشگام جهانی در زمینه ی ارائه خدمات اطلاعات الکترونیکی هستند ؛ که به آنها در علوم کتابداری میزبان پیوسته گفته می شود.
میزبان های پیوسته فراوانی وجود دارند که امکان جستجو در پایگاه های اطلاعاتی را عرضه می کنند .
میزبان های پیوسته توانمندی های متفاوتی دارند . در انتخاب میزبان های پیوسته معیارهایی نظیر پوشش گذشته نگر ، روزآمدی ، فایل های مجزا برای پایگاه های اطلاعاتی بزرگ ، هزینه ، محتوای رکورد ها ، ویژگی های جست و جو و جست و جوی فراپیوندی پایگاههای اطلاعاتی مختلف می توانند مورد استفاده قرار گیرند.
معمولا پژوهشگران حوزه فناوری اطلاعات ، کامپیوتر و برق از پایگاه های این جدول استفاده می کنند .
اینکه ابتدا از کدام پایگاه علمی ، مجله یا کنفرانس ، با چه کلماتی از موضوع پژوهش، عمل جستجو صورت گیرد بستگی به موضوع پژوهش و خبرگی پژوهشگر در شناخت منابع بر میگردد.
پرسش می بایستی بر اساس قضاوتی درست و آگاهی از برنامه کامپیوتر با استفاده از عملگرهای منطق دودویی ترسیم شود.
یک جستجوگر خوب کسی است که همه امکانات فراهم آمده توسط مکانیزم بازیابی در سیستم مورد نظر را در بسط و گسترش منطق پرسش به کار گیرد .
به منظور دستیابی به بازیابی مطلوب جستجوگر می بایست جستجو را در ابتدا با اخص ترین فرمول بندی ممکن شروع کند و در صورت عدم موفقیت سپس در مراحل بعدی پرسش را مرحله به مرحله عام تر کند .
به کارگیری این شیوه خود به فهم و درک دقیق پرسش و تجزیه و تحلیل درست نیازمند است.
اجرای جستجو :
پس از اماده شدن عبارت ، جستجو جستجو گر باید آن را به طور دقیق و بدون اشتباه به درون سیستم جستجو که معمولا موتورهای جستجو هستند ، وارد کند .
در این مرحله به منظور محدود کردن جستجو می توان براساس امکانات سیستم جستجو مشخصه های محدودکننده را تعیین کرد .
بسیاری از پایگاههای اطلاعاتی به کاربران اجازه می دهند که هنگام جستجو از محدود گرهای مکانی (جغرافیایی) ، زمانی (سال انتشار ) موضوعی ، شکلی (نوع مدرک ) و زبانی استفاده کنند.
این مکان نیز وجود دارد که در پایگاه های اطلاعاتی ، جستجو را به فیلدی خاص مثلا عنوان محدود کرد .
در برخی پایگاه های دو شیوه « جستجوی فوری » و« جستجوی محدود شده به فیلد» وجود دارد .
در شیوه ی جست وجوی فوری کلید واژه مورد جستجو در هر مکانی از رکورد قرار گرفته باشد احتمال دارد مورد بازیابی قرار گیرد .
اما در جستجوی محدود شده به فیلد ،کلید واژه مورد نظر می تواند در فیلدی خاص مثل ، نویسنده ، عنوان ، موضوع مجله و غیره محدود شود.
ارزیابی نتایج جستجو :
هدف هر جستجوگری دستیابی به بهترین نتیجه ی دلخواه و مورد انتظار برای جستجو است .
به طور کلی می توان گفت جستجوگران در پی دستیابی به اهداف زیر هستند :
_ بازیابی تعداد مطلوب رکوردهای مرتبط
_ جلوگیری از دستیابی به تعدادزیادی از موضوعات غیر مرتبط
_ جلوگیری از دست رفتن تعدادزیادی ازموضوعات مرتبط.
_ سنجش عملکرد در سیستم های بازیابی اطلاعات ، هنگامی که تشخیص ربط کامل امکان پذیر باشد، بطور سنتی ازطریق برآورد « بازخوانی » و « دقت » به آسانی انجام شود .
ولی هرچه میزان مجموعه مدارک موجود در پایگاه اطلاعاتی افزایش یابد ، رسیدن به چنین تشخیص غیر عملی تر می نماید .
بازخوانی یا جامعیت نسبت مدارک مربوط یافته شده به کل مدارک مربوط ، در پایگاه داده است.
