رویکرد تحلیل عوامل حیاتی موفقیت به منظور شناسایی نیازهای اطلاعاتی مدیران در صنایع گوناگون به کار گرفته می شود. این رویکرد به منظور حل بعضی از مسائل که در زمان استقرار سیستم های اطلاعات مدیریت پیش می امدند، ایجاد شد. جان روکارت در سال 1979 ایده ابتدایی این رویکرد را که در سال 1961 توسط رونالد دانیل بیان شده بود به کار گرفت و آن را توسعه داد. امروز روکارت را اولین ابداع کننده و ارائه کننده این دیدگاه می دانند. روکارت اظهار می دارد که مفهوم عوامل حیاتی موفقیت می تواند یک راه اثر بخش برای تعریف نیازهای اطلاعاتی مدیریت باشد. از دیدگاه او عوامل حیاتی موفقیت عبارتند از حوزه های مشخص و محدود کاری که اگر در آنها نتایج رضایت بخش حاصل شود سازمان عملکرد رقابتی موفقی خواهد داشت.
بنابراین لازم است که مدیران توجه خاصی به این فعالیت ها داشته باشند(روکارت، 1979) در ادبیات مربوط از عوامل حیاتی موفقیت، تعاریف زیادی از آن ارائه شده است. یکی از مهم ترین تعاریف مربوط به روکارت است. به زعم وی عوامل حیاتی موفقیت عبارتند از: تعداد محدودی از حوزه های فعالیت که عملکرد رقابتی موفقیت آمیزی در پی خواهند داشت. در تعریف دیگری برونو و لیدکر اظهار داشته اند که عوامل کلیدی موفقیت عبارتند از: مشخصه ها، شرایط یا متغیرهایی که اگر درست مدیریت شوند، می توانند اثر قابل ملاحظه ای بر موفقیت رقابتی سازمان داشته باشند. در عوض، پینتو و اسلوین عوامل کلیدی موفقیت را عواملی می دانند که به طور قابل ملاحظه ای شانس اجرای پروژه ها را بهبود می بخشد (رهنورد و محمدی، 1388).
در تعریفی دیگر، عوامل حیاتی موفقیت، عواملی هستند که در تحقق منافع نهفته در فرصت، نقش کلیدی داشته و دستیابی به آنها با پیچیدگی هایی همراه است. به این عوامل، عوامل حیاتی موفقیت یا گلوگاه گفته می شود، که این عوامل در صورت فقدان از موانع اصلی سازمان در دستیابی به اهداف به شمار می آیند(موغلی، 1387). عوامل حیاتی موفقیت عوامل محدودی هستند که در موفقیت سازمان نقش حیاتی دارند و اگر سازمان بخواهد حیات خود را ادامه دهد باید آنها را مهیا کند. به دیگر سخن هر عامل حیاتی موفقیت زمینه ای است که باید کارهای مربوط به آن به بهترین وجه انجام شوند تا سازمان موفق گردد (رضوانیان، 1380).
این عوامل الزامات اساسی هستند که به عنوان اهداف واسطه برای دست یابی به هدف اصلی باید قبلا حاصل شوند. موفقیت در یک سازمان به معنای تحقق منافع آن است و دست یابی به این منافع مستلزم فراهم شدن عوامل لازم است. این رویکرد ابتدا برای تعیین نیازهای اطلاعاتی مدیران به کار گرفته شد. اگر عوامل حیاتی موفقیت و نیازهای اطلاعاتی یک مدیر به درستی شناخته شود و تحقق یابد در حقیقت آن مدیر به اهداف مورد نظرش رسیده است و موفقیت سازمان تضمین شده است. استفاده از روش CSF در این زمینه باعث می شود نه تنها نیازهای مدیران عملیاتی و تاکتیکی، بلکه نیازهای اطلاعاتی مدیران راهبردی نیز مشخص شود.
چون در روش شناسی CFS نه تنها نیازهای مدیران راهبردی دیده می شود بلکه نیازهای اطلاعاتی کل سازمان نیز بدست می آید. اگر یک سیستم گزارش دهی به مدیریت ایجاد شود که قادر به تولید گزارش هایی در مورد عوامل حیاتی موفقیت برای مدیران باشد در حقیقت ابزاری برای اندازه گیری پیشرفت کار در اختیار آن مدیر قرار داده است. زیرا آن مدیر با کمک آن گزارش ها به راحتی می تواند بفهمد که اهداف مورد نظر چقدر بوده است و الان با اهداف مورد نظر چقدر فاصله دارد (سلامی و همکاران، 1390).
این گزارش به مدیر کمک می کند که با مقایسه وضع موجود با اهداف مورد نظر مشکلات و موانعی را که در راه رسیدن به آن هدف وجود دارد تشخیص داده و برای حل آنها تصمیم گیری کند. شناسایی عوامل حیاتی موفقیت تعریف روشنی از انواع اطلاعاتی که باید جمع آوری شود فراهم می کند و به سازمان امکان می دهد توجه خود را به آنچه نیاز دارد معطوف کند. این عوامل سازمان را به سمت خلق و ارزیابی موفقیت راهنمایی می کنند و الزامات موفقیت یک سازمان را نشان می دهند. به همین دلیل گفته می شود که باید معیارهایی برای ارزیابی فعالیت های سازمان در بخش های مرتبط با عوامل حیاتی موفقیت تعیین شوند و در واقع این عوامل باید حتی الامکان قابل اندازه گیری باشند (اوتین ، 2006). روکارت و همکارانش تحقیقات خود را نه شرکت انجام دادند و عوامل موفقیت سیستم های اطلاعاتی آنها را مشخص کردند. این تحقیق اولین مطالعه انجام شده در این زمینه و معتبرترین مرجع معرفی می شود. پس از ارائه این رویکرد توسط جان روکارت پژوهشگران متعددی آن را در بخش های مختلف به کار گرفتند. زمانی که عوامل حیاتی موفقیت برای سطوح مختلف، ملی یا سازمانی، تعیین شدند می توان نیازهای اطلاعاتی مدیران را برای ادراه این عوامل ارائه کرد و به این ترتیب مدیران می توانند توان خود را بر آن حوزه ها متمرکز کنند تا از اثر بخشی و کارآیی فعالیت های سازمان در آن حوزه ها اطمینان حاصل کنند، چرا که این عوامل هستند که الزمات موفقیت را به شکل واقعی نشان می دهند و دیدگاه های انتزاعی مدیران را به شرایط واقعی تبدیل می کنند (سلامی و همکاران، 1390). اگر چه شناسایی عوامل حیاتی موفقیت برای اولین بار در شناخت نیازهای اطلاعاتی مدیریت به کار گرفته شده اما اخیرا این نگرش در تعیین ماموریت، چشم انداز سازمان و برنامه ریزی راهبردی نیز کاربردی روز افزون یافته است. به کار گیری عوامل حیاتی موفقیت و شناخت دقیق آنها می تواند مبنایی برای تعیین و توسعه شایستگی های محوری باشد و مزیت های رقابتی سازمان را حمایت کند(سلامی و همکاران، 1390).
عوامل حیاتی موفقیت روی دیگر شایستگی های محوری هستند. چرا که سازمان باید تلاش کند تا به آنها دست یافته و آنها را به بهترین وجه به اجرا در آورد. به عبارت دیگر CSFها را به نقاط توانمندی سازمان در مقابل رقبا که برای همه قابل دسترس نباشد تبدیل کند. بنابراین CSFها «بالقوه» می توانند عامل برتری راهبردی و مزیت ویژه شوند به شرط آنکه سازمان بتواند شایستگی لازم برای دست یابی به آنها را فراهم کرده و این حوزه ها را به شایستگی کلیدی تبدیل کند (میچل ، 2006).
در زمینه راهبرد آگاهی مدیران شرکت نسبت الزامات و اهداف واسطه ای که باید حاصل شود تا شرکت بتواند به اهداف و راهبردهای خود برسد، تعیین خطوط اساسی برنامه ریزی و کنترل در تحقق اهداف و راهبردها، شناختی پایه های رقابتی بازار، ترسیم خطوط رقابتی و تعیین شایستگی های محوری لازم جهت تحقق راهبردها از جمله منافع تحلیل عوامل عوامل حیاتی موفقیت است. تحقیقات نشان می دهد که موفقیت سازمان ها در دیگر قلمرو ها نمی تواند ضعف آنها در قلمرو عوامل کلیدی را جبران کند و سازمان هایی که در این حوزه ها ضعیف باشند نمی توانند از عهده رقابت برآیند (سلامی و همکاران، 1390).
فرایند تحلیل عوامل حیاتی موفقیت در یک سازمان با بررسی و تعیین رسالت اصلی سازمان آغاز می شود (سلامی و همکاران، 1390).رسالت اصلی سازمان غالبا در بیانیه ماموریت بیان می شود. بیانیه ماموریت سازمان جمله یا عبارتی است که بدان وسیله مقصود یک سازمان مشابه متمایز می شود و بیان کننده علت وجودی سازمان است. در مرحله بعد اهداف اساسی بلند مدت سازمان ارائه می شود. هدف های بلند مدت را می توان به صورت نتیجه های خاصی که سازمان می کوشد در تامین ماموریت خود به دست آورد تعریف کرد. مقصود از دوره بلندمدت دوره ای است که بیش از یک سال باشد. از آن نظر این هدف ها برای موفقیت سازمان لازم و ضروری هستند که تعیین کننده مسیر حرکت می باشند (مونی ، 1970).
بالاخره در مرحله سوم الزامات رسیدن به این اهداف تعیین می شوند. این الزامات باید عوامل اساسی موثر در دست یابی با اهداف باشند. در این مرحله است که می توان عوامل حیاتی را تعیین کرد و سلسه مراتبی برای آنها در نظر گرفت. نتیجه این تحلیل می تواند سلسله مراتبی از عوامل حیاتی موفقیت و در واقع فهرستی از الزامات موفقیت باشد. این نتایج آنچه را که سازمان برای موفقیت نیاز دارد به صورت روشن و نسبتا کامل ارائه می دهند و به مدیران اجازه می دهد موفقیت سازمان خود را اندازه گیری کنند. این متدلوژی توسط روکارت با نگرش سیستم های اطلاعاتی و IT تدوین شد (سلامی و همکاران، 1390).
تحقیقات گسترده ای در سازمان های مختلف برای تعیین عوامل حیاتی موفقیت صورت گرفته است، اما یک مجموعه کامل که مورد توافق همه صاحب نظران باشد، به صورت مشخص وجود ندارد. هر چند که طبق مبانی تفکر سیستمی برای رسیدن به اهداف سازمانی، شیوه های متعددی وجود دارد (اصل همپایانی)، و طبق نظریه اقتضایی، ارائه یک لیست کامل از عوامل حیاتی موفقیت، تضمین کننده موفقیت سازمان در هر شرایطی نیست، اما می توان چهارچوبی را توسعه داد که مدیران را در جهت رسیدن به اهداف مورد نظر هدایت کند (بندریان، 1386).
موفقیت و عوامل آن در مدیریت موفقیت بطور کلی به معنی دستیابی و نائل‌شدن به اهداف است. موفقیت یک سازمان به معنای دستیابی آن سازمان به اهداف تعیین شده دردوره زمانی مشخص است و موفقیت یک مدیر عبارت است از کسب اهداف سازمانی(در حیطه مسئولیت خود) از طریق انجام صحیح وظایف مدیریتی (برنامه‌ریزی – سازماندهی – هدایت –کنترل..) که بصورت کارایی و اثربخشی مدیر جلوه‌گر می‌شود. کارایی عبارت است از شاخصی که نحوه انجام کار را با بهترین روش انجام آن کار (استاندارد) مقایسه می کند و به تعبیر مفهومی کارایی یعنی انجام درست کار و اثربخشی به معنی انجام کار درست و صحیح است.
برای اینکه بتوان مدیر موفقی بود باید اول انسان خوب و موثری بود. انسان خوب و موثر دارای خصوصیاتی از قبیل ژرف‌بینی، مسئولیت پذیری، فرصت توسعه وتعالی فکری برای دیگران فراهم کردن، قابل اعتماد بودن، داشتن استقلال فکر و راُی، روشن نگری، منصفانه و عادلانه تصمیم‌گیری کردن، هویت دیگران را تائید نمودن و غیره می باشد که همه ریشه در پرورش صحیح و تعلیم وتربیت کافی و اصالت انسانی دارد(یاری، 1389).