مقالات پذیرفته شده در کنفرانس معمولا به دو صورت برای شرکت کنندگان ارائه می شود: الف)ارائه شفاهی:
مقاله به صورت شفاهی در زمان تقریبی بیست دقیقه برای حاضرین ارائه می شود.
در این حالت پانزده دقیقه برای ارائه نویسنده و پنج دقیقه برای پرسش و پاسخ در نظر گرفته می شود.
فایل ارائه باید به صورت پاورپوینت باشد.
ب)پوستر:
اگر شخص نتواند/ نخواهد مقاله را به صورت شفاهی ارائه دهد و یا داوران با ارائه مقاله به صورت پوستر موافقت کرده اند؛ می تواند پوستر مقاله را تهیه کرده و در محل تعیین شده قرار دهد.
معمولا زمان مشخصی در اختیار نویسندگان قرار داده می شود تا بتوانند در مورد مقاله خود به شرکت کنندگان توضیح دهند. توجه به این نکته ضروری است که حداقل یکی از نویسندگان می بایست در کنفرانس ثبت نام کرده و جهت ارائه مقاله حضور پیدا کند.
اما شرکت در کنفرانس به ویژه در کشور های دور مستلزم صرف وقت و هزینه بسیار می باشد.
بنابراین اگر مقاله شما در در کنفرانسی پذیرفته شده و شما نمی توانید در کنفرانس شرکت کنید، حتما این موضوع را به دبیر کنفرانس اطلاع دهید تا مقاله شما از لیست ارائه دهندگان خارج شود. توصیه می شود در این حالت، با دبیر کنفرانس مکاتبه کرده تا با پرداخت هزینه ثبت نام و بدون شرکت در کنفرانس و ارائه مقاله، نسخه نهایی مقاله پذیرفته شده در مجموعه مقالات آن کنفرانس چاپ شود.
در صورت عدم اطلاع رسانی به موقع به دبیر کنفرانس، نام شما در لیست ارائه کنندگان مقاله قرار می گیرد و اگر در چنین حالتی مقاله توسط کسی ارائه نشود، نام نویسندگان در لیست سیاه قرار گرفته و برای دیگر کنفرانس های وابسته نیز فرستاده می شود.
در این صورت مقالات بعدی شما در کنفرانس های مشابه رد خواهد شد (حتی بدون داوری). از دیگر گردهمایی های مشابه با کنفرانس می توان به سمینار، کنگره و سمپوزیوم اشاره نمود.
در سمینار تعداد مقالات و موضوعات ارائه شده و تعداد شرکت کنندگان به مراتب بسیار کمتر از کنفراس می باشد.
برگزارکنندگان سمینار از یک یا چند نفر که در مورد موضوعات مشخصی تحقیق کرده اند، دعوت کرده و آنها نیز نتایج و دستاورد های حاصل از پژوهش خود (یا دیگران) را که پیش از این در مجلات و کنفرانس های معتبر چاپ شده اند، بیان و ارائه می کنند.
همچنین گاهی اوقات چند کنفرانس با هم ملحق شده و یک کنگره جهانی را تشکیل می دهند.
به عنوان مثال کنفرانس های شبکه عصبی، سیستم های فازی و محاسبات تکاملی با هم کنگره جهانی هوش محاسباتی را تشکیل می دهند.
از سمپوزیوم ها نیز می توان به سمپوزیوم بین المللی شبکه عصبی اشاره کرد که یکی از سمپوزیوم های معتبر در زمینه شبکه های عصبی و کاربرد های آن می باشد و هرساله برگزار می شود. قوانین جاری در کنگره ها و سمپوزیوم ها با قوانین کنفرانس ها مطابقت دارد.
معمولا در کنار کنفرانس ها (گاهی نیز به صورت مستقل)، کارگاه های جانبی و تخصصی مرتبط با موضوعات کنفرانس تشکیل می شود.
شرکت در این کارگاه ها مستلزم پرداخت هزینه ثبت نام آنها می باشد.
گاهی اوقات این کارگاه های علمی به صورت تئوری و عملی توسط شرکت ها کننده محدودیت دارند(مثلا بیست نفر). برگزاری کارگاه و یا شرکت در آنها برای اعضای هیأت علمی و به ویژه برای دانشجویان بسیار مفید بوده و برای تشویق اعضای هیأت علمی و دانشجویان، امتیاز پژوهشی در نظر می گیرد.
هر ساله در داخل کشور نیز در حیطه های مختلف پژوهشی کنفرانس های معتبر ملی و بین المللی برگزار می شود و اساتید و دانشجویان جدیدترین دستاورد های پژوهشی خود را ارائه می کنند.
شرکت در کنفرانس ها و ارائه مقاله به ویژه برای دانشجویان تحصیلات تکمیلی توصیه می شود.
